Las funcionalidades que debes exigirle a tu software de gestión clínica

Desde la administración al marketing y fidelización de los clientes, existen varios pilares para el buen funcionamiento de un negocio. En el caso de una clínica, un software de gestión debe cubrir el mayor número de áreas posible de una forma integral, de tal manera que se encuentren bajo el mismo paraguas. A continuación, te detallamos las funcionalidades más importantes para lograrlo.

Gestión diaria: un software que te haga la vida más fácil

Antes de adentrarnos en funcionalidades concretas, hay que tener en cuenta que un software de gestión clínica es ante todo una herramienta para el día a día. Se trata de una herramienta de gestión, pero también de comunicación interna y con los pacientes. Estos son algunos de los elementos básicos que deben estar cubiertos por tu software de gestión clínica:

• Junto con la gestión de pacientes y empleados, el software debe cubrir también a laboratorios y otros proveedores. Esto se traduce en un área de pedidos actualizada y con estatus de recepción que permita organizar tu trabajo cotidiano.
• Dentro de la relación con los proveedores, poder comparar productos y precios te dará una ventaja competitiva. Aquí es clave tener acceso desde un solo punto a todos los depósitos dentales.
• Una comunicación fluida con el paciente requiere un portal específico con acceso restringido donde cada usuario tenga toda su documentación.  
• Junto con tus pacientes, el otro aspecto humano de tu gestión diaria son tus empleados. Una plataforma de gestión debe incorporar el control de las horas extras y su compensación, la gestión de ausencias o las exenciones y vacaciones.
• La comunicación entre empleados, además de reforzar los lazos en el equipo, mejora la eficiencia en la operativa. Es importante, pues, que esté apuntalada por herramientas como el chat o el muro internos para notificaciones.

Por supuesto, luego hay aspectos más inmateriales como la usabilidad y el tipo de panel de control desde el que manejar todas las funcionalidades que veremos a continuación.

Una agenda para tenerlo todo bajo control

En principio, una agenda es algo muy sencillo, ¿verdad? Cualquier servicio de correo electrónico o teléfono básico incluye una. Sin embargo, en el día a día de una clínica existen muchos retos, desde cambios en las citas por imprevistos de los pacientes, solapamientos, protocolos de esterilización y muchos otros. Un software de gestión clínica eficiente debe contar con lo que se conoce como agenda de tercera generación. Se trata de un sistema dinámico que integra múltiples funcionalidades, tales como:

• La capacidad de controlar la ocupación máxima de cada agenda.
• La posibilidad de modificar con facilidad el horario habitual de los profesionales.
• La compatibilidad entre la cita online con solicitud y la citación directa en la agenda, de tal forma que esté conectada a nuestra web de forma transparente.
• El envío de recordatorios de cita automática a los pacientes que acudirán a la clínica en las próximas veinticuatro horas.
• La opción para el paciente de confirmar su asistencia desde el recordatorio de cita para hacer la vida más fácil en el control de ambas partes.

En resumen, se trata de gestionar todas las eventualidades que se producen antes y durante la cita de tal forma que el flujo de trabajo en el día a día de la gestión clínica no se resienta.

Firma digital: mayor eficiencia (y menos quebraderos de cabeza)

En el terreno de la operativa diaria, las exigencias de los usuarios son cada vez mayores. Y los requisitos legales no se quedan atrás. Por un lado, los usuarios necesitan sistemas ágiles para completar las tareas administrativas, tales como la firma de documentos: un detalle como firmar en cualquier sitio y a cualquier hora facilitará indudablemente las cosas. Por otro lado, el extravío de documentos o la falta de alguna firma en el proceso puede tener graves repercusiones legales. En ambos sentidos, la firma digital desempeña un papel crítico en el software de gestión de una clínica. Estas son algunas de las funcionalidades que debe incorporar:

• La dispersión de procesos y datos es uno de los grandes enemigos en la operativa cotidiana del negocio. Por ello, es aconsejable contar con sistemas de firma digital completamente integrados en la plataforma de gestión.
• La firma digital debe estar a disposición de todas las partes con el envío independiente a cada una de ellas, de forma presencial o remota y desde cualquier dispositivo, incluyendo teléfonos, tablets u ordenadores de sobremesa. 
• Los documentos de una clínica son muy variados y están sometidos a continuas modificaciones. De ahí la importancia de que se puedan personalizar fácilmente a la hora de la firma.
• La firma digital debe adaptarse a cualquier tipo de documento, incluyendo consentimientos, presupuestos, formularios, cuestionarios médicos y documentos administrativos.
• A efectos legales, es tan importante el momento de la entrega como el de la firma. Por eso, tu sistema digital debe ofrecer un registro fehaciente de la entrega y de la firma del consentimiento.

La seguridad nunca es un lujo

La seguridad es importante en cualquier negocio, pero en el sector médico y dental lo es doblemente. Las negligencias en la custodia de los historiales clínicos pueden tener graves repercusiones legales y económicas. De la misma manera, un secuestro de los datos puede interrumpir la operativa en momentos críticos. El problema es que la seguridad de una plataforma de software para clínicas solo sale a relucir cuando falla. Estos son algunos de los aspectos que conviene tener en cuenta:

• Si nuestros datos están almacenados exclusivamente en nuestras instalaciones, corremos el riesgo de incendios, robos o sobrecargas eléctricas que puedan dar al traste con ello. Es importante contar con una solución en la nube para afrontar esas eventualidades.
• No obstante, aunque tus datos estén en la nube, siguen existiendo riesgos como ataques de hackers, incendios de servidores y otras situaciones semejantes. Aquí, por un lado, conviene usar servidores reputados como los de Amazon Web Services (AWS) y que, a su vez cuenten con copias de seguridad en diversas localizaciones.
•  Además del aspecto de los servidores, tu software de gestión deberá gestionar eficientemente los usuarios y sus cuentas. En este sentido, siempre es una ventaja extra contar con usuarios ilimitados para evitar contraseñas compartidas y otras prácticas que pueden generar vulnerabilidades en el sistema.

Facturación y administración: el corazón de tu negocio

Algunos de los primeros programas de software que emplearon las pequeñas y medianas empresas de España fueron las soluciones de contabilidad. Estos programas primitivos permitían emitir facturas y mantener los libros al día. Hoy el software de administración ha evolucionado hasta cubrir el área de recursos humanos. Además de cuestiones básica como la emisión de facturas, una plataforma de software de gestión clínica debe incorporar funcionalidades como las siguientes:

• El presupuesto es la primera toma de contacto “oficial” con el usuario. Una generación y aceptación de presupuestos integrada en la plataforma es imprescindible.  
• Comprobar la evolución del negocio en tiempo real y contar con una fotografía fija en el momento en que se necesite para diseñar la estrategia de la empresa. Aquí contar un fácil acceso a balances periódicos y a la facturación mensual para el control de la tesorería marca la diferencia.
• Junto con la emisión de facturas y los balances generales, la plataforma debe incorporar también funcionalidades para el control de gastos.
• El cálculo automático de datos como la liquidación de doctores y otras fórmulas parecidas es otra funcionalidad imprescindible.

Marketing y fidelización:

Ofrecer un buen servicio y gestionar adecuadamente los aspectos económicos y legales es esencial, pero sin pacientes nada de eso tendrá mucho sentido. Otro de los pilares fundamentales de un software de gestión clínica es el marketing y la fidelización. De hecho, tal como contábamos en este artículo sobre marketing dental, en tiempos de una competencia encarnizada es más fácil conseguir clientes que mantenerlos. Por eso, en este apartado nos centraremos en el aspecto de la fidelización. ¿Qué herramientas necesitas?

La fidelización empieza desde el momento en que un paciente visita tu web por primera vez: la experiencia de uso debe ser ágil y transparente desde ese punto hasta la finalización del tratamiento. Es crucial hacer un seguimiento constante y mantener un contacto estrecho. Ahí, el SMS es una herramienta de gran eficacia, ya que todo el mundo cuenta con un teléfono capaz de recibir ese tipo de mensajes. Será un excelente cauce para los recordatorios de citas, pero también para promociones, felicitaciones y otros contenidos.  

Por otro lado, tu plataforma de software de gestión clínica deberá ayudar en el seguimiento del tratamiento de todas las acciones, desde la firma digital hasta las encuestas de satisfacción.  

En líneas generales, ya se trate de SMS o correos electrónicos, los canales deben cumplir siempre con la RGPD. En ese sentido, herramientas como WhatsApp no serían válidas a efectos de una campaña de marketing.